O caminho é árduo para qualquer projeto que precisa sair do papel e caminhar em direção ao sucesso dentro de uma grande empresa. Em todo início de projeto, é fundamental identificar o problema a ser resolvido, os riscos e as principais incertezas para execução da solução, e os resultados esperados que justificarão à corporação a destinação de recursos e esforços para esta proposta.
O processo tradicional de aprovação de projetos exige que haja uma estruturação de um plano de negócio fundamentado em indicadores financeiros que justifiquem a empresa agregá-lo no orçamento disponível e, assim, fazer parte de seu portfólio de projetos em execução. Todo projeto inovador enfrenta maior resistência dentro desse processo, pois sua solução está inserida em um ambiente inexplorado e incerto e demanda outro tipo de abordagem que entenda o alto grau de incerteza e risco envolvidos. Então como trabalhar com um projeto com esse tipo de realidade?
Uma forma de fazê-lo é com o Design Sprint: uma metodologia ágil desenvolvida pela Google Ventures em 2012 que tem como objetivo ajudar empresas a direcionar e progredir com seus projetos inovadores de uma maneira rápida e eficiente. Essa metodologia é dividida em 5 fases executadas em 5 dias seguidos que permite ao time envolvido aprofundar o entendimento do problema, prototipar uma solução e colher aprendizados valiosos para uma melhor compreensão de qual direção o projeto deve seguir.
Importante destacar que você não acabará um sprint com um produto completo e pronto para lançamento no dia seguinte. O principal output é um progresso rápido com validação de pontos cruciais para um entendimento de qual direção o projeto deve caminhar para alcançar o sucesso. Se quiser entender como avaliar os resultados de sua sprint, clique aqui!
Nosso foco nesse artigo é ajudá-lo a conhecer as situações propícias para executar essa metodologia, entender os seus benefícios e aprender a se preparar para executá-la em sua própria empresa. E para isso usaremos nosso aprendizado de alguns projetos executados pela Innoscience junto a grandes corporações como forma de elucidar os principais conteúdos e tangibilizar os resultados alcançados.
Em quais situações posso utilizar o sprint?
Existem três situações indicadas para se utilizar essa metodologia em seus projetos:
- Projeto de alto risco: há um problema complexo e relevante que necessita de muito investimento e de esforço da equipe para se ter uma solução viável. Adota-se o sprint para a equipe conferir possíveis caminhos que podem ser seguidos e validar as principais incertezas que impactam com maior risco o projeto.
- Projeto com prazo apertado: o cronograma para apresentar uma solução viável é curto e urgente e a equipe precisa tomar algumas decisões-chave para finalizar a solução. A essência do sprint é a velocidade, portanto, em poucos dias, o time terá a validação dos principais pontos para lançamento da solução que estava em andamento.
- Projeto parado: quantos projetos perdem força ao longo do percurso e entram em um limbo, no qual ninguém consegue direcionar esforços para estruturar uma solução de fato relevante para seu usuário? O papel do sprint é oxigenar esses projetos com uma nova abordagem para solucionar o problema e agir como um motor capaz de direcionar o projeto para seu caminho de sucesso.
Então, quais os benefícios do Design Sprint?
O maior questionamento levantado pela maioria dos donos dos projetos em relação a essa metodologia é como é possível sair do entendimento do problema e realizar um teste com resultados importantes em apenas cinco dias. Durante o sprint, você dispõe dos melhores profissionais para resolver o desafio e estruturar uma solução focada no desafio proposto. São cinco dias imersivos em que o foco de todas essas pessoas é apenas este. Não há interrupção para outras demandas de trabalho, há apenas um objetivo e todos respiram o senso de urgência de entregar algo testado em pouquíssimo tempo. Na rotina normal de trabalho, esse esforço levaria semanas e inúmeras trocas de e-mails e reuniões marcadas para a discussão de cada detalhe do projeto, mas no sprint, no entanto, estão todos ali juntos colaborando para a melhor solução em um curto período de tempo.
E, finalmente, como preparar um Sprint?
Para realizar um Design Sprint as empresas precisam se preparar previamente. Nesse sentido, abaixo apresentamos os quatro tópicos mais importantes para a organização desse tipo de projeto:
- Definir a missão é saber aonde se quer chegar
A chave principal para iniciar um bom projeto é definir o objetivo que se deseja cumprir com o desenvolvimento do mesmo. Gostamos de estruturar uma missão para os nossos sprints, pois seu conceito é deixar o trabalho um pouco mais divertido, como se fosse um jogo, uma competição, e, considerando que a metodologia prevê um trabalho árduo de cinco dias consecutivos, ela deve soar um pouco impossível para aguçar os participantes e tornar o trabalho mais empolgante, porém deve ser realista o bastante para ser alcançada ao final da semana de trabalho.
Nesse sentido, recomendamos estruturar a missão em três partes: (1) o objetivo/problema que queremos resolver, (2) a nossa inspiração para solucioná-lo e (3) o prazo para cumpri-lo. Segue um exemplo utilizado em um de nossos projetos para facilitar o entendimento:
Nossa missão é garantir que as lições aprendidas a cada projeto, processo ou qualquer evento dentro da empresa sejam compartilhadas e disseminadas com outros colaboradores, para que não haja retrabalho de aprendizado e de desencontro de informações que possam prejudicar o andamento do projeto
Para isso, criaremos e prototiparemos uma solução que simule um banco amplo e confiável de lições aprendidas, cuja consulta e a forma de imputar informações sejam fáceis e amigáveis, servindo também como uma ferramenta de treinamento e desenvolvimento.
Na sexta-feira, dia XX, às XXh, será apresentada para líderes da empresa uma solução prototipada e testada.
- Mapear competências é a chave para a formação de um bom time
O primeiro passo para identificar quem são as pessoas que devem participar de um Design Sprint é listar todos os temas relevantes envolvidos na missão, áreas e assuntos relacionados ao objetivo do projeto – como indústria 4.0, comportamento do consumidor, logística e segmentação de clientes. O segundo passo é identificar e definir os papeis que essas pessoas deverão desempenhar durante o sprint. Você deve contar com pelo menos um decisor, especialistas nas temáticas relevantes sobre o problema e “doers” e “markers”, que são os que colocarão a mão na massa para idealizar e testar a solução. A partir disso, você será capaz de identificar os conhecimentos, habilidades, competências e perfis requeridos para o cumprimento da missão e, assim, convidar as pessoas corretas.
Quanto mais variado for o time, mais rica será a discussão ao longo do trabalho e mais fácil será enxergar diferentes ângulos e pontos de vista sobre o mesmo problema. De modo geral, costumamos trabalhar com times de mais ou menos sete pessoas, pois, dessa forma, todos terão oportunidade de atuar de acordo com a sua experiência. No momento de definir um bom time, lembre-se de priorizar aquelas pessoas que são excelentes no que fazem, tem orientação à entrega e ao resultado, gostam de dias intensos e estão realmente entusiasmadas em participar dessa missão.
Destacaremos nosso racional para entender quais conhecimentos eram necessários para nosso sprint aproveitando nossa missão:
Nossa missão é garantir que as lições aprendidas a cada projeto, processo ou qualquer evento dentro da empresa sejam compartilhadas e disseminadas com outros colaboradores, para que não haja retrabalho de aprendizado e desencontro de informações que possam prejudicar o andamento do projeto
Para isso, criaremos e prototiparemos uma solução que simule um banco amplo e confiável de lições aprendidas, cuja consulta e a forma de imputar informações sejam fáceis e amigáveis, e que sirva também como uma ferramenta de treinamento e desenvolvimento.
Na sexta-feira, dia XX, às XXh, será apresentada para líderes da empresa uma solução prototipada e testada.
Segue lista das principais competências mapeadas:
- Quem domina os projetos e eventos que gerariam os aprendizados que queremos estruturar e consolidar?
- Quem conhece os colaboradores impactados por esses eventos e projetos?
- Quem entende o processo de consolidação dos aprendizados?
- Quem conseguirá construir esse banco de dados?
- Quem domina ferramentas de treinamento e desenvolvimento?
- Quem conhece da estratégia da empresa em relação ao desenvolvimento dos colaboradores?
- Pesquisar para avançar rapidamente
Agora já é a hora de começar a colocar a mão na massa. Sim, antes mesmo dos cinco dias de trabalho, o terceiro ponto que deve ser previamente organizado para o Design Sprint é o Research Plan. Como você já tem a missão definida, o time selecionado e os principais assuntos que envolvem o problema para entendê-lo melhor identificados, é hora de iniciar as pesquisas e chegar ao primeiro dia do sprint com o cérebro aquecido. Porém, você não fará isso sozinho. Deverá envolver todos os membros da equipe e separar as tarefas de acordo com a competência mapeada de cada integrante da equipe.
Nesse momento, é importante buscar dados e informações sobre os temas listados com o objetivo de auxiliar no entendimento de todos sobre o problema. O Research Plan pode incluir diferentes tipos de informação e fontes, como benchmark, tendências, entrevistas e até mesmo incluir um convite a especialistas que possam compartilhar o seu conhecimento e experiência no primeiro dia do Design Sprint. Essa preparação favorece a união do grupo e o alinhamento prévio de todos para iniciar o Sprint de forma rápida e assertiva.
- Tudo tem hora e lugar para acontecer
Além dos pontos anteriores, para o Design Sprint, o organizador deve reservar uma semana inteira de trabalho, em que todo o time deve estar e ter como único foco resolver a missão dada a eles no primeiro dia. Organize uma agenda para cada dia com horários e objetivos diários a serem cumpridos. Além de ter a agenda dos participantes reservada e os dias de trabalho organizados, o local onde se realizará o Sprint também é muito importante para o bom andamento do projeto.
Pela nossa experiência, algumas dicas são: escolher um lugar fora do local de trabalho, que seja espaçoso e privado; ter todos os implementos necessários para o desenvolvimento do trabalho – pelo menos uma mesa grande, cadeiras confortáveis, TV/projetor, adaptadores, etc.; e oferecer também materiais básicos, como post-its, canetas, cartazes e quadros brancos para facilitar o trabalho. Assim, a sala permite um bom desenvolvimento das atividades. Lembre-se que também é importante fazer intervalos e oferecer comidas e bebidas aos participantes, para um melhor rendimento do time.
Tenha uma excelente semana de Sprint!
Nosso objetivo com esse texto é te ajudar a entender se, na sua situação, pode ser útil utilizar a metodologia do Design Sprint e os passos para preparar o terreno para essa experiência imersiva que permite avançar tanto em tão pouco tempo. Agora é hora de colocar a mão na massa e, no último dia, apresentar os principais aprendizados do teste de seu protótipo. Boa sorte e sempre pode contar com a gente para te ajudar neste caminho árduo rumo ao sucesso.
Por Julia Mariné e Mariana Santana, consultoras da Innoscience
