A Empresa
A Ocyan atua há décadas na prestação de serviços para o setor de óleo e gás Upstream, com alta qualidade e capacidade técnica.
Na área de PRODUÇÃO OFFSHORE, a Ocyan é a única operadora brasileira de unidades flutuantes de produção, armazenamento e transferência – FPSO’s. Operamos atualmente quatro unidades por meio de uma joint venture 50/50 com a Altera Infrastructure, mantendo contratos de longo prazo como Consórcio de Libra, a Karoon Energy e a Brava Energia.
A Ocyan possui larga experiência em SUBSEA, com afretamento e operação de unidades de lançamento de risers flexíveis (PLSV’s). Atua também em projeto de descomissionamento de instalações submarinas de campos offshore em águas profundas no Brasil, além de executarmos projetos EPCI (Engineering, Procurement, Construction&Installation), como por exemplo, o projeto de revitalização da malha de gás da Bacia de Campos por meio de um consórcio com a Mota-Engil. A Ocyan estuda ainda a prestação de serviços para projetos de energia Eólica Offshore, em sinergia com outras atividades.
Em Macaé, a Ocyan possui a área de SERVIÇOS e TECNOLOGIAS, atendendo o mercado de Manutenção e Serviços Offshore, para às áreas de engenharia, suprimentos, fabricação, montagem, inspeções, manutenção, reparo e pintura, além de oferecer Serviços Digitais e de Tecnologias.
A Startup
O netLex é líder no mercado de CLM (Ciclo de Vida Contratual) da América Latina e atua oferecendo uma gestão inteligente de contratos com IA unindo performance e compliance. A plataforma permite criar contratos personalizados, automatizar fluxos de trabalho, controlar alterações, comparar versões e gerir informações relevantes dos documentos por meio de dashboards atualizados em tempo real. Além disso, gerencia fluxos de aprovação, garante assinaturas eletrônicas certificadas e transforma dados em insights estratégicos.
Em 2024, recebeu um aporte de R$126 milhões liderado pela Riverwood Capital, com o qual a startup planeja acelerar sua expansão internacional e desenvolver novas ferramentas com IA.
O Desafio
A Ocyan tinha a necessidade de um processo de melhoria na gestão de contratos. O fluxo de assinaturas levava em média 30 dias para ser concluído, o que comprometia a agilidade das operações. Além disso, a troca de documentos ocorria de forma descentralizada por e-mail, dificultando o rastreamento e reduzindo a visibilidade do status das contratações.
A transparência também era limitada, já que os envolvidos dependiam exclusivamente de notificações por e-mail para acompanhar os contratos em tempo real. Outro ponto crítico era a gestão inadequada de cláusulas essenciais, como as exigências da LGPD, expondo a empresa a eventuais riscos regulatórios.
A Solução
Dentro do Programa Ocyan Waves, o netLex estruturou e automatizou dois fluxos principais na gestão de contratos da Ocyan, com um projeto implementado nas áreas de Supply e Jurídico, envolvendo inicialmente uma pessoa de cada área e expandindo para os integrantes de cada equipe ao longo do processo.
O primeiro fluxo foi voltado para contratos padronizados, aqueles recorrentes que não exigem customização. Com a implementação do netLex, o processo foi centralizado e automatizado. Agora, a equipe de suprimentos inicia a criação da minuta preenchendo um questionário, que coleta automaticamente os dados necessários.
A minuta gerada é enviada ao fornecedor para revisão, com todas as sugestões e ajustes registrados na plataforma e encaminhados para validação jurídica. O time jurídico pode comparar versões e envolver outras áreas de forma ágil. Após aprovação, o contrato segue para assinatura e os dados são extraídos automaticamente para gestão e alertas, garantindo previsibilidade e conformidade.
O segundo fluxo foi desenvolvido para contratos não padronizados, que exigem análise jurídica individual e negociações mais complexas. Com a nova estrutura no netLex, todo o processo foi centralizado, permitindo que a equipe jurídica participasse ativamente das negociações.
Os apontamentos sobre riscos e ajustes contratuais são registrados diretamente na plataforma, assegurando que todos trabalhem sempre na versão mais atualizada do documento. Essa automação trouxe mais previsibilidade e rastreabilidade, reduzindo erros e garantindo conformidade jurídica sem comprometer a agilidade.
Resultados
A automatização dos processos no projeto piloto resultou em uma redução de 50% no tempo de processamento dos contratos, diminuindo o prazo médio de assinatura de 30 para 15 dias e acelerando as operações. A experiência dos fornecedores e stakeholders ao utilizarem a plataforma foi altamente positiva, refletida em um NPS de 9,62/10. Isso se deve à centralização das interações na plataforma, o que facilitou a comunicação entre suprimentos, jurídico e demais áreas.
Além disso, a empresa conquistou maior visibilidade e rastreabilidade dos processos, permitindo o acompanhamento em tempo real das etapas contratuais e eliminando a dependência de e-mails. A gestão automatizada também garantiu conformidade legal e controle eficiente de cláusulas essenciais, minimizando riscos e assegurando o cumprimento das exigências regulatórias.
“Para mim como jurídico, receber uma minuta e entender a versão que ela veio, entender as modificações, ter essa visão como um todo é muito mais simples. Agora podemos ter acesso também a métricas, sobre quanto tempo cada minuta está com cada profissional. O resultado é menos tempo gasto tentando descobrir o atual responsável por um contrato, o caminho é mais direto. Pela plataforma, a gente bate o olho e enxerga de uma forma muito mais clara. Isso economiza nossa hora de trabalho.” Bárbara Neves, Legal Counsel na Ocyan.
Em 2025, a Ocyan vai implementar essa solução dentro da área corporativa. O objetivo futuro é apresentar ela para outras unidades de negócio que também apresentam potencial de melhoria na gestão de contratos.
“Para nós e para a Ocyan, a Innoscience facilitou muito na gestão do projeto. Ela agiu como um guia que nos deu um passo a passo em todo o processo. Graças a parceria deles, foi possível estruturar o projeto em 3 meses e implementar a solução do piloto com todas as parametrizações específicas para a Ocyan.” Paula Marin, Account Manager na netLex.
